Wenn Unternehmer die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice wahrnehmen, bietet dies gewisse steuerliche Vorteile. Denn pro Tag im Homeoffice können Unternehmer EUR 6 als Homeoffice-Pauschale steuerlich ansetzen, und zwar für maximal 210 Tage pro Jahr. Allerdings birgt das Homeoffice für Unternehmer auch Risiken. Dabei muss man zwischen Einzelunternehmern und Personengesellschaftern einerseits und GmbH-Gesellschaftern andererseits unterscheiden. So kann Homeoffice etwa zu einer Zerlegung der Gewerbesteuer führen. Außerdem besteht das Risiko, dass GmbH-Gesellschafter durch das Homeoffice in eine Betriebsaufspaltung geraten.
Die Corona-Pandemie hat in der Arbeitswelt einige Veränderungen herbeigeführt, zumindest aber deutlich beschleunigt. Insbesondere das Homeoffice hat in Berufen, in denen man lediglich eine digitale Infrastruktur benötigt, massiv an Bedeutung gewonnen. Das Ende der Einschränkungen nach dem Abflauen der Pandemie hat dies kaum geändert. Dabei hat das Arbeiten vom Homeoffice aus auch bei den Steuergesetzen für Anpassungen gesorgt. So können nun Arbeitnehmer für ihre Arbeit vom Homeoffice aus eine Homeoffice-Pauschale ansetzen. Davor gab es allenfalls Steuererleichterungen für ein separates Arbeitszimmer, das man ausschließlich für diesen Zweck nutzt.
Allerdings können mittlerweile neben angestellten Personen auch Unternehmer das Homeoffice steuerlich ansetzen. Jedoch sind hierbei einige Besonderheiten zu beachten. Welche das sind, besprechen wir in diesem Beitrag.
Was wir gleich über das Arbeiten im Homeoffice als Unternehmer in steuerlicher Hinsicht berichten, basiert auf Rechtsgrundlagen, die in den vergangenen Jahren neu entstanden sind. Daher ist es sinnvoll, einleitend auf sie einzugehen. So ist die Homeoffice-Pauschale in § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6c EStG geregelt. Tatsächlich hat es im Jahressteuergesetz 2022 eine Erhöhung der Pauschale gegeben. Der jährliche Höchstbetrag der Pauschale ist jetzt EUR 1.260. Dabei sind täglich pauschal EUR 6 ansetzbar. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass man an insgesamt 210 Tagen im Jahr die Homeoffice-Pauschale nutzen kann.
Worauf kommt es nun in der Steuererklärung an, wenn man als Unternehmer Homeoffice steuerlich ansetzen möchte? Zunächst muss man die Arbeit überwiegend im häuslichen Umfeld statt an der sonst genutzten betrieblichen Tätigkeitsstätte ausüben. Das bedeutet, dass man untergeordnet auch Tätigkeiten außer Haus nachgehen kann, sofern dies die betriebliche Tätigkeitsstätte ausschließt. Wichtiger ist aber noch, dass in erster Linie die Qualität der Arbeit, die man als Unternehmer vom Homeoffice betreibt, größere Bedeutung im Gesamtkontext besitzt. Dies kann etwa bei Gutachtern der Fall sein. Wenn aber keine eindeutige Unterscheidung in dieser Frage möglich ist, bezieht man in einer zweiten Abwägung auch die Quantität der Arbeit im Homeoffice mit ein.
Weiterhin muss man in der Lage sein, die Anzahl der Tage, an denen man als Unternehmer im Homeoffice gearbeitet hat, genau anzugeben. Dies ist wichtig, damit das Finanzamt berechnen kann, für wie viele Tage die Pauschale zu gewähren ist. Falschangaben könnte man somit als versuchte Steuerhinterziehung auffassen.
Anders als bei einem steuerlichen Ansatz eines Arbeitszimmers spielt es bei der Homeoffice-Pauschale keine Rolle, ob man für die Arbeit einen explizit hierfür eingerichteten Raum nutzt. Wenn Sie auf dem Balkon, dem Wohnzimmer, in der Küche oder im Garten arbeiten möchten, dann ist das von der Homeoffice-Regelung abgedeckt. Sie können als Unternehmer sogar vom Ausland aus im Homeoffice arbeiten. Allerdings muss man dabei auf andere steuerliche Details achten. So sollte man etwa vermeiden, dass dadurch eine Betriebsstätte im Ausland entsteht. Ebenfalls relevant hierbei ist, dass der Ort der Geschäftsleitung durch längerfristige Auslandsaufenthalte in Kombination mit dem Arbeiten im Homeoffice sich ins Ausland verlagern kann. Oft ist es besser, dies zu vermeiden. Zumindest sollte man sich dessen bewusst sein und die steuerlichen Konsequenzen im In- und Ausland kennen.
Abgesehen von den vorgenannten allgemeinen Konditionen muss man auch eine Unterscheidung nach der Art der Unternehmer vornehmen, wenn man über das Homeoffice berichtet. Denn ob man als Einzelunternehmer oder als GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer im Homeoffice arbeitet, kann gravierende steuerliche Risiken diverser Art bedingen.
4.1.1. Vermeidung der Entstehung von notwendigem Betriebsvermögen durch Arbeiten im Homeoffice
Unternehmer eines Personenunternehmens, die ein Homeoffice als Arbeitsplatz nutzen, unterliegen dem Risiko der Ausweitung ihres notwendigen Betriebsvermögens. Wenn dieser Fall eintritt, dann zählt nämlich das häusliche Umfeld, das dem Homeoffice dient, ebenfalls zum Betriebsvermögen. Bei der zukünftigen Übertragung entweder der Immobilie oder des Unternehmens beziehungsweise von Geschäftsanteilen hieran kommt es folglich zu einer Besteuerung der dadurch aufgedeckten stillen Reserven. Und obwohl man zuvor keine Abschreibungen auf dieses notwendige Betriebsvermögen vorgenommen hatte, ist dies für die Finanzämter ohne Bedeutung.
Allerdings gibt es Möglichkeiten, um das Vorhandensein eines notwendigen Betriebsvermögens zu vermeiden. Dabei schauen wir auf eine der Grundlagen, die das Homeoffice zum notwendigen Betriebsvermögen machen, nämlich das Verhältnis der betrieblichen zur privaten Nutzung. Schafft man es nämlich, dass man nachweist, der Anteil der privaten Nutzung der für das Homeoffice genutzten Immobilie ist hoch genug, sodass sie als gewillkürtes Betriebsvermögen aufzufassen ist, kann man dieses Risiko umgehen.
4.1.2. Das Homeoffice von Unternehmern als Betriebsstätte ist gewerbesteuerpflichtig
Ein weiteres Risiko in Bezug auf die Existenz eines notwendigen Betriebsvermögens besteht darin, dass dann auch Gewerbesteuer in der Gemeinde anfällt, in der man das Homeoffice betreibt. Meistens ist dies also die Heimatstadt. Wenn man aber keine Zerlegung der Gewerbesteuer vornimmt, erfüllt dies unter Umständen den Tatbestand einer Steuerhinterziehung, wenn auch aus Unwissenheit.
Als GmbH-Gesellschafter sollte man ohnehin das Risiko einer Betriebsaufspaltung kennen. Dabei kann der Fiskus auch das Homeoffice als Grundlage zur Annahme einer wesentlichen Betriebsgrundlage im häuslichen Umfeld des Unternehmers sehen. Ist dies der Fall, kommt es bei einer Veräußerung oder Liquidation der GmbH zu einer Besteuerung der in der Immobilie vorhandenen stillen Reserven. Dabei ist es unerheblich, dass man in der Vergangenheit die Immobilie keineswegs steuerlich für die GmbH abschreiben konnte. Deshalb sollte man als Unternehmer beim Homeoffice ganz genau darauf achten, ob das häusliche Umfeld den Anschein einer wesentlichen Betriebsgrundlage erweckt. Denn die personelle Verflechtung ist als zweite Voraussetzung für eine Betriebsaufspaltung durch das Homeoffice ja ohnehin bereits gegeben.
Wie wir zeigen konnten gibt es sowohl Vorteile als auch Risiken, wenn man als Unternehmer im Homeoffice arbeitet. Dabei spielt es eine Rolle, ob man als Unternehmer eines Personenunternehmens oder als GmbH-Gesellschafter vom Homeoffice aus arbeitet. Allerdings liegen in beiden Fällen die Risiken in den stillen Reserven der heimischen Immobilie. Ist man deren Eigentümer und erfolgt dereinst eine Übertragung der Unternehmensbeteiligung oder der Immobilie, so rechnet das Finanzamt dies anteilig dem Unternehmen zu. Folglich kommt es zur Aufdeckung der stillen Reserven und somit zu einer Besteuerung. Dies ist sicherlich ein Umstand, über den man sich als Unternehmer bei der Entscheidung, das Homeoffice zu nutzen, kaum bewusst ist.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Maßgeblich sind Sachverhalt, aktuelle Rechtslage, Zuständigkeit, Dokumentation und Umsetzung.