Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt gibt es verschiedene Möglichkeiten, um positiven Einfluss auf das Ergebnis zu nehmen. Dabei kann man frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um einer potentiellen Betriebsprüfung vorzubeugen. Insbesondere bei Steuergestaltungen, bei denen Unklarheiten im Rahmen der Steuerfestsetzung wahrscheinlich erscheinen, kann man proaktiv den Kontakt zum Finanzbeamten aufnehmen. Viele Finanzbeamte sind für Erklärungen dankbar, weil auch sie damit Zeit sparen. Ordnet ein Finanzamt jedoch tatsächlich eine Betriebsprüfung an, dann sollte man kooperativ sein. Dabei sollte man aber stets Rücksprache mit einem versierten Steuerberater halten, der abzuschätzen vermag, welche Unterlagen und Informationen tatsächlich erforderlich sind und welche man möglichst aus dem Fokus nehmen sollte. Schließlich sollte ein Steuerberater ebenfalls die Verhandlungen mit den Außenprüfern führen. So bestehen oft Unterschiede zwischen den Auswirkungen einzelner Aspekte. Welche man als Verhandlungsgegenstand getrost aufgeben kann und welche man möglichst verteidigen sollte, ist also bei einer Abschlussbesprechung entscheidend. Aber auch taktisches Geschick mag hierbei helfen.

Wenn ein Finanzamt eine Betriebsprüfung gemäß § 193 AO in einem Unternehmen durchführt und dabei Abweichungen von der zuvor festgesetzten Steuer feststellt, können unterschiedliche Konsequenzen eintreten. Einerseits können dabei neue, dem Finanzamt vor der Betriebsprüfung bislang unbekannte Tatsachen auftreten. Dies kann entweder auf einen versehentlich außer Acht gebliebenen Sachverhalt basieren, oder beabsichtigt gewesen sein. Außerdem kann es vorkommen, dass eine Schätzung erforderlich ist. Weiterhin kann es in manchen Fällen auch zu unterschiedlichen Rechtsauffassungen kommen. Insbesondere bei speziellen Steuergestaltungen kommen öfters Kontroversen auf.

All dies kann potentiell zu einer nachträglichen Besteuerung führen. Daher findet in aller Regel schon im Verlauf der Betriebsprüfung, spätestens aber beim Abschlussgespräch eine Erörterung der Erkenntnisse des Finanzamts statt. Hier können Unternehmer und ihre Steuerberater ihre Ansicht verteidigen und mit dem Außenprüfer verhandeln. So kommen oft individuelle Einigungen zustande. Andernfalls bleiben nur zwei Alternativen: entweder der geprüfte Unternehmer akzeptiert die Ergebnisse, oder er geht dagegen vor.

In unserem Beitrag gehen wir auf einige Aspekte ein, die bei der Verhandlung mit dem Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung von Bedeutung sind. Sie helfen, das möglichst optimale Ergebnis aus den Verhandlungen zu ziehen.

Die beste Strategie im Hinblick auf eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist, sie gleich von vornherein möglichst zu vermeiden. Wenn man im Unternehmen eine steuerlich relevante Situation hat, bei der man im Grunde schon bei der Erstellung der Steuererklärung ahnt, dass dies zu Unklarheiten führen mag, dann kann man einer Betriebsprüfung vorbeugend aktiv werden, indem man noch vor der Steuerfestsetzung das Gespräch mit den zuständigen Finanzbeamten sucht.

So kann man einige Wochen nach der Einreichung der Steuererklärung beim Finanzamt anrufen und den Sachbearbeiter fragen, ob es offene Fragen gibt, die man klären sollte. Falls dem tatsächlich so ist, kann man sicher sein, dass Finanzbeamte diese Gelegenheit gerne wahrnehmen. Schließlich kann es nämlich potentiell helfen spätere Klärungsversuche von Seiten des Finanzamts im Rahmen einer Betriebsprüfung zu vermeiden. Auch Finanzbeamte sparen halt gerne Zeit.

Diese Vorgehensweise, mit der man versuchen kann eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu vermeiden, ist insbesondere bei speziellen Steuergestaltungen anwendbar. Zwar kann man alternativ dazu auch eine verbindliche Auskunft zuvor anfordern, doch ist dies an gewisse Voraussetzungen gebunden und kostet sowohl Zeit als auch Geld. Deshalb wählen viele Steuerberater oftmals den anderen, hier dargestellten Weg.

Dennoch kann es auch aus anderen Gründen zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kommen. Für diesen Fall möchten wir nun erörtern, welche Maßnahmen und Verhaltensweisen man im Umgang mit den Betriebsprüfern ansetzen sollte, um am Ende zufrieden mit dem Ergebnis sein zu können.

Ein wichtiger Punkt bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist die Kooperation mit den Finanzbeamten. Daher sollte man stets rechtzeitig und offen alle angeforderten Unterlagen und Informationen bereitstellen. Doch ist bei aller Offenheit auch ein gewisses Maß an Vorsicht erforderlich. So sollte man hierbei stets mit einem versierten Steuerberater im Austausch stehen, der die damit zusammenhängenden Schritte begleitet. Oft ist er im Bilde und weiß, welche Informationen man den Außenprüfern zur Verfügung stellen sollte, um ihren Informationsbedarf zu befriedigen. Außerdem kann auch die Art und Weise wie man die Unterlagen und Informationen den Außenprüfern zur Verfügung stellt vorteilhaften Einfluss auf das Prüfungsergebnis nehmen. Ein Steuerberater versteht auch wann und warum ein Außenprüfer an bestimmten Sachverhalten Interesse zeigt. Unter Umständen befähigt dies zu einer angemesseneren Reaktion, als es ein Unternehmer, dem das dafür erforderliche fachliche Hintergrundwissen fehlt, in einer solchen Situation könnte.

Wer am Ende mit Entgegenkommen rechnet, sollte schon vorher bedenken, dass die Voraussetzung hierfür Offenheit und Ehrlichkeit ist. Hat man etwa einmal eine Aussage getroffen, so ist es demnach unsinnig dies später abzustreiten. Natürlich kann es im Laufe einer Betriebsprüfung zu nachteilbehafteten Äußerungen gegenüber dem Finanzamt kommen. Doch muss man ganz genau unterscheiden, ob dies lediglich ein Missverständnis ist oder eben ein offenkundiger Versuch, eine zuvor festgestellte Tatsache zu revidieren. Denn bei einem reinen Missverständnis gibt es eine logische Erklärung, die auch auf Anhieb einleuchtet, ohne dass man dabei komplexe oder auf andere Weise kaum nachvollziehbare Umstände heranziehen muss. Und wer sich hierbei in Widersprüche verwickelt, hat jegliche moralische Bonität verspielt. So ist zum Beispiel der Verlust von Unterlagen durch Unwettereinwirkung deutlich leichter verständlich als wenn man behaupten würde ein Haustier hätte sie vernichtet (womöglich sogar zum wiederholten Male).

Mit Aufrichtigkeit kann man also Pluspunkte sammeln, die unter Umständen bei den an die Betriebsprüfung anschließenden Verhandlungen durchaus ein Entgegenkommen des Finanzamts bewirken können – zumindest bis zu einem gewissen Grad. Wie es dann beim Abschlussgespräch weitergehen kann, sehen wir im nächsten Kapitel.

Bevor Außenprüfer einen Abschlussbericht zu einer Betriebsprüfung verfassen, führen sie mit den Unternehmern oder Geschäftsführern des geprüften Unternehmens ein Abschlussgespräch. Hierin erläutern sie ihre Erkenntnisse sowie die damit verbundenen steuerlichen Auswirkungen.

Dies ist für die betroffenen Unternehmer die letzte Gelegenheit, um bestimmte Aspekte richtigzustellen, bevor die Ergebnisse zu Änderungen von Steuerbescheiden führen. Außerdem ist dies auch die beste Gelegenheit, um sich fachlich mit den Außenprüfern über konträre Standpunkte auseinanderzusetzen. Dabei sollte man stets im Auge behalten, ob der jeweilige Sachverhalt möglicherweise nur vorübergehend eine Steuer verursacht, die durch zukünftige Entwicklungen ohnehin an Relevanz verliert. Beispielsweise bedeutet eine unangemessene Sonderabschreibung nur einen vorübergehenden Einfluss auf die gesamte Abschreibungshöhe. Auch die Auflösung von Rückstellungen ist ein gutes Beispiel, weil diese ja ohnehin zukünftig anstehen und somit unvermeidlich sind. Solche Sachverhalte kann man also bei den Verhandlungen als Gegengewicht für Positionen verwenden, die man auf jeden Fall im eigenen Sinne zu lösen wünscht. Auf diese Weise gesteht man dem Finanzamt gegenüber einen weniger bedeutenden Teil der Verhandlungsmasse zu, um einen bedeutenderen zu sichern.

Ein anderer wichtiger Aspekt bei Abschlussgesprächen mit dem Finanzamt steht an, wenn es aufgrund der Betriebsprüfung zu einer Schätzung kommen sollte. In einem solchen Fall kann nämlich keine der involvierten Parteien objektive Kriterien zur Besteuerung anführen, weil hierbei keine gesetzeskonforme Rechtssicherheit besteht. Schließlich weicht die Besteuerung von Unternehmen in der Realität von den idealen Bedingungen, auf die Gesetze Anspruch auf Gültigkeit erheben, oftmals merklich ab. Dennoch ist eine Besteuerung auch in solchen Situationen unumgänglich. Also ist es in solchen Fällen hilfreich, wenn man zuvor den Eindruck aufrichtiger Kooperation erweckte. Folglich ergibt sich im Rahmen des Abschlussgesprächs die Möglichkeit, um Einfluss auf die Schätzung und somit auf die möglicherweise damit zusammenhängende Steuernachzahlung zu nehmen.

Dies ist übrigens ein schönes Beispiel für einen Sachverhalt, bei dem es sich lohnt einen anderen Aspekt zu opfern, weil man hierbei steuerlich mehr gewinnen kann.

Außerdem kann man das Abschlussgespräch für taktische Manöver nutzen, um die im Rahmen der Betriebsprüfung vom Finanzamt festgestellten Steuern zu vermeiden. So kann man etwa bei relativ kleinen Beträgen, bei denen man unterschiedliche steuerliche Auffassungen bezüglich ihrer Gültigkeit vertritt, andeuten, dass man Rechtsmittel einzulegen beabsichtigt. In diesem Fall dürfte es den Außenprüfern schwerfallen die damit verbundenen Konsequenzen, nämlich den Zeitaufwand, den ein solches Verfahren auch für das Finanzamt bedingt, intern zu rechtfertigen.

Ähnlich dürfte es sich verhalten, wenn es um besonders komplexe Sachverhalte geht, bei denen möglicherweise Europarecht tangiert sein mag. Auch hierbei wägen Finanzbeamte kritisch ab, ob der von ihnen berechnete Steuerbetrag den Aufwand eines ausgedehnten Rechtsstreits, der möglicherweise über den Bundesfinanzhof hinaus bis vor den Europäischen Gerichtshof gelangen könnte, lohnt.

Kurzum, man sollte hierbei stets auch die Perspektive des Finanzamts im Auge behalten und diese Einstellung in die eigene Vorgehensweise mit einbeziehen. Dies ist tatsächlich ein großer Vorteil, den Steuerpflichtige gegenüber der Finanzverwaltung haben, wenn es zu einer Auseinandersetzung über das Ergebnis einer Betriebsprüfung mit dem Finanzamt kommt. Doch ist dies eben nur mit einem gewissen fachlichen Blick möglich. Eine solche Sichtweise sowie die Fähigkeit daraus Erkenntnisse und entsprechende Reaktionen abzuleiten, kann man aber am ehesten von einem erfahrenen Steuerberater erwarten. Auch aus diesem Grund gilt die allgemeingültige Empfehlung, einen Steuerberater bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt stets einzubinden.