Der Geschäftsführer nimmt in jeder GmbH eine zentrale Rolle ein. Ihm obliegt die Führung des täglichen Geschäftsbetriebs der Gesellschaft. Für die Abwicklung der gewöhnlichen Geschäfte stehen dem GmbH-Geschäftsführer gewisse, von der Gesellschaft eingeräumte, Rechte zu. Demgegenüber bringt die Stellung als Geschäftsführer zahlreichen Pflichten mit sich. Dabei ist die ordnungsgemäße Erfüllung dieser Pflichten elementar, da eine Pflichtverletzung die persönliche Haftung des Geschäftsführers zur Folge haben kann.

Jede GmbH muss zwingend mindestens einen Geschäftsführer haben, § 6 Abs. 1 GmbHG. Damit sind Geschäftsführer eines von zwei notwendigen Handlungsorganen der GmbH (neben der Gesellschafterversammlung). Zu den Aufgaben der GmbH-Geschäftsführer zählen insbesondere die Führung des gewöhnlichen Geschäftsbetriebs (Grundlagengeschäfte gehören grundsätzlich in den Zuständigkeitsbereich der Gesellschafterversammlung) und die Vertretung der GmbH im Rechtsverkehr. Allerdings ist der Geschäftsführer gegenüber der Gesellschafterversammlung stets weisungsgebunden. Daher hat er sich streng an die ihm gemachten Vorgaben zu halten. Da für die GmbH das Prinzip der Fremdorganschaft gilt, dürfen auch Personen, die nicht selbst Gesellschafter der GmbH sind, zu Geschäftsführern bestellt werden. Dies unterscheidet die GmbH von den Personengesellschaften (GbR, OHG, KG). Zwar können GmbH-Geschäftsführer von der Gesellschaft mit einem Dienst- oder Anstellungsvertrag ausgestattet werden, ein solcher ist jedoch keineswegs zwingend notwendig.

Aufgrund der zahlreichen Rechte und vor allem Pflichten (und der persönlichen Haftung!) stellt das Gesetz verschiedene Anforderungen an zulässige Geschäftsführer einer GmbH (vgl. § 6 Abs.2 GmbHG). Zunächst dürfen ausschließlich lebende Menschen die Organstellung ausfüllen. Somit sind Gesellschaften als Geschäftsführer unzulässig. Weiterhin müssen die potentiellen Geschäftsführer unbeschränkt geschäftsfähig (vgl. §§ 104 ff. BGB), also insbesondere volljährig, sein. Hingegen bestehen grundsätzlich keine Beschränkungen hinsichtlich Staatsangehörigkeit oder Wohnsitz (jedenfalls für EU-Staaten). Ergänzend regelt das Gesetz zusätzliche Ausschlussgründe, insbesondere in Zusammenhang mit Berufsverboten und Straftaten, § 6 Abs. 2 S. 2 GmbHG. Derweil können die Gesellschafter einer GmbH die Anforderungen an potentielle Geschäftsführer im Gesellschaftsvertrag individuell erweitern. Jedoch ist eine Unterschreitung der gesetzlichen Mindestanforderungen nicht zulässig.

2. Die Vertretung der GmbH

Zur Erfüllung ihrer Aufgaben haben GmbH-Geschäftsführer das Recht die Gesellschaft im Rechtsverkehr wirksam zu vertreten. Somit haben sie die Möglichkeit rechtswirksame Verträge im Namen der GmbH und mit Wirkung für und gegen diese zu schließen. Dabei gilt es zu beachten, dass die Gesellschafterversammlung die Befugnisse der Geschäftsführer intern zwar eingrenzen kann. Allerdings ist die Vertretungsmacht der Geschäftsführer gegenüber Vertragspartnern (im Außenverhältnis) nicht beschränkbar, § 37 Abs. 2 GmbHG. Ungeachtet dieser Tatsache, sind GmbH-Geschäftsführer gesetzlich dazu verpflichtet, sich an die ihnen gemachten Vorgaben zu halten, § 37 Abs. 1 GmbHG. Daher kann eine Verletzung dieser Pflicht gegenüber der Gesellschaft zu einer persönlichen Haftung auf Schadensersatz führen.

Hat die Gesellschaft mehr als einen Geschäftsführer bestellt, gilt nach dem gesetzlichen Leitbild Gesamtvertretungsmacht, § 35 Abs. 2 S. 1 GmbHG. Dementsprechend sind die Geschäftsführer ausschließlich gemeinsam zur Vertretung der GmbH befugt. Jedoch genügt für die gemeinsame Vertretung in der Regel das Einverständnis der übrigen Geschäftsführer. Insoweit kommt auch eine Ermächtigung eines Geschäftsführers durch die übrigen Geschäftsführer zur Vornahme von bestimmten Arten von Geschäften in Betracht. Entsprechendes gilt für die nachträgliche Genehmigung eines in Einzelvertretung vorgenommenen Rechtsgeschäftes. Allerdings besteht für GmbH-Geschäftsführer, die unter Vorspiegeln einer tatsächlich nicht bestehenden Einzelvertretungsmacht Verträge im Namen der GmbH schließen, das Risiko der persönlichen Haftung als Vertreter ohne Vertretungsmacht, § 179 Abs. 1 BGB. Aufgrund der Vertragsfreiheit können die Gesellschafter den Geschäftsführern im Gesellschaftsvertrag oder durch Beschluss Einzelvertretungsmacht einräumen. Von dieser Option wird in der Praxis umfassend Gebrauch gemacht. Ebenso ist eine Kombination aus Einzel- und Gesamtvertretungsmacht zulässig.

Dem GmbH-Geschäftsführer werden zahlreiche gesetzlich geregelte Pflichten gegenüber der GmbH auferlegt. Nachfolgend werden einzelne dieser, nicht abschließend aufgezählten, Pflichten des Geschäftsführers dargestellt.

3.1. Anmeldepflichten (§ 78 GmbHG)

Der GmbH-Geschäftsführer ist dazu verpflichtet, die gesetzlich vorgesehenen Anmeldungen zum Handelsregister im Namen der GmbH vorzunehmen. Existieren in der GmbH im Einzelfall mehr als ein Geschäftsführer, genügt in der Regel die Anmeldung durch einen von ihnen. Jedoch ist es in einzelnen, besonders bedeutsamen Fällen (z.B. Anmeldung der GmbH, Kapitalerhöhungen) erforderlich, dass alle Geschäftsführer der GmbH die Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister vornehmen. Dabei trifft die Anmeldepflicht stets ausschließlich aktuelle Geschäftsführer der GmbH. Als anmeldepflichtige Tatsachen kommen zum Beispiel in Betracht: