Im Rahmen der Jahresabschlusserstellung stellt sich in der Regel die Frage, ob und wenn ja in welcher Höhe Rückstellungen für ausstehende Rechnungen nach § 249 I HGB zu bilden sind. Dabei ist regelmäßig im Gespräch, ob Rechnungsnachläufer nachzubuchen sind. Gerade die richtige Periodenabgrenzung führt sehr oft zu Diskussionen. Deswegen hat sich eine dreistufige Vorgehensweise zur Lösung dieser Probleme entwickelt. Demnach sind zunächst die monatlich wiederkehrenden Kosten zu prüfen. Dann werden Abfragen bei den Rechnungsfreigebern durchgeführt und zuletzt sind die periodenfremden Aufwendungen zu analysieren. Diesen Dreischritt besprechen wir in diesem Beitrag.

Der Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung verlangt, dass alle Aufwendungen und Erträge dem Geschäftsjahr zugerechnet werden, indem sie entstanden sind. Dieser Grundsatz nennt sich auch Grundsatz der Periodenabgrenzung und ist in § 252 I Nr. 5 HGB gesetzlich festgelegt. Dementsprechend sind für Lieferungen und bezogene Leistungen des Abschlussjahres, für die bis zum Bilanzerstellungsstichtag keine Eingangsrechnungen vorliegen, zwingend Rückstellungen oder Verbindlichkeiten zu erfassen.

Die Rückstellungen für ausstehende Rechnungen sind systematisch den Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten nach § 249 I HGB zu zuordnen. Daher sind sie in der Bilanz unter den sonstigen Rückstellungen auszuweisen. Hingegen müsste, wenn Eintritt und Höhe der Verpflichtung sicher sind, grundsätzlich ein Ausweis unter den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erfolgen. Dennoch wird in der Praxis auch dann eher eine Rückstellung für ausstehende Rechnungen gebildet.

Möchten Sie schon vor Beginn der Jahresabschlussprüfung eine abschlusssichere Rückstellung für ausstehende Rechnungen bilden, so können Sie dabei dreistufig vorgehen.

In jedem Unternehmen gibt es Kosten, die periodisch wiederkehren. Es ist darauf zu achten, dass alle Raten des letzten Geschäftsjahres vollständig erfasst sind. Fehlen dabei noch Aufwendungen, so sind diese durch die Bildung der Rückstellung für ausstehende Rechnungen zu erfassen. Dazu gehören beispielsweise Kostenarten, wie Miete, Pachten, Leasingaufwendungen, Lizenzaufwendungen, Stromkosten, Heizkosten und Versicherungen.

Im Rahmen des zweiten Schrittes sollten die Rechnungsfreigeber gebeten werden, die in ihrem Verantwortungsbereich noch fehlenden Eingangsrechnungen an die Buchhaltung zu melden. Dabei sind jedoch zwei Sonderfälle zu beachten

Zum einen ist bei angestellten Investitionen Vorsicht geraten. Dabei ist zu beachten, dass Rückstellungen für Aufwendungen, die in künftigen Wirtschaftsjahren als Anschaffungskosten oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes zu aktivieren sind, gemäß § 5 IVb EStG nicht gebildet werden dürfen. Daneben gibt es auch im Handelsrecht keine Möglichkeit eine Rückstellung für künftige Anschaffungskosten oder Herstellungskosten von Anlagegütern zu bilden, wenn den Verpflichtungen ein gleichwertiger Vermögenswert gegenübersteht. Daher darf für diese Wirtschaftsgüter auch keine Rückstellung für ausstehende Rechnungen gebildet werden.

Zudem anderen erfassen vor allem größere Unternehmen ihren Wareneingang mithilfe eines Verrechnungskontos. Dieses wird Wareneingangs- und Rechnungseingangskonto genannt. Dabei werden die Sachverhalte oft getrennt gebucht, da Wareneingang und Rechnungseingang in der Regel zeitlich auseinander fallen. Dennoch gleicht sich dieses Verrechnungskonto über die Zeit aus. Zudem wird das Verrechnungskonto regelmäßig abgestimmt. Dazu kommt es, wenn beispielsweise der Wareneingang bereits gebucht ist, aber die Rechnung noch nicht vorliegt. Folglich weißt das Konto zum Bilanzstichtag einen Saldo aus. Dann wird der Saldo standardisiert unter den Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung ausgewiesen. Deswegen sind diese ausstehende Rechnungen schon berücksichtigt. Daher darf für dieses Materialeinkäufe keine Rückstellung für ausstehende Rechnungen gebucht werden.

Auch, wenn die ersten Schritte sehr gewissenhaft durchgeführt werden ist es unmöglich, alle ausstehenden Rechnung bis zum Bilanzerstellungsstichtag zu identifizieren. Daher sollte zusätzlich eine erfahrungsbasierte Schätzung erfolgen. Dazu sollten die periodenfremden Kosten ausgewertet werden. Häufig werden periodenfremde Konten je Kostenart angelegt, was bei der Rückstellungbildung eine kostengerechte (Soll-)Buchung erlaubt. Um Sondereffekte oder Schwankungen auszugleichen empfiehlt sich eine Glättung über die letzten fünf Jahre. So lassen sich die größten Rechnungsnachläufer schnell erkennen. Auf Grund dessen können dann nochmal die Rechnungsfreigeber angesprochen werden.

Sie sollten schon deutlich vor dem Jahresabschluss mit der Kontenpflege, der Erstellung der Anschreiben an die Rechnungsfreigeber und der Analyse der periodenfremden Aufwendungen beginnen. Dadurch können Sie die Arbeitsbelastung in der Hauptprüfung reduzieren. Weiterhin lassen sich ausstehende Rechnungen so leichter erkennen. Das macht es dann auch deutlich einfacher Rückstellungen für ausstehende Rechnungen zu bilden.